端末やプラットフォームを問わず、オンラインミーティングに参加するのはとても簡単だけど、小さな団体で皆が共同で管理運営するとなると、結構面倒な問題が起きるし、それを解決するための設定をするのに苦労する。
また、設定の方法や仕様がコロコロと変わるのについていくのも骨が折れるし、油断していると、ミーティングを始めてから慌てることになったりする。
おそらく、コロナ禍で急成長してきた過程で、アプリの基本的設計やインタフェースがぐちゃぐちゃのまま、追加拡張してきた結果なのだろう。ウェブ上のドキュメントを読んでも（まず読む気になれないほど膨大で細かい）あまりすっきり理解できないし、直訳のような言葉が多く並んでいてわかりにくい。
新学期の授業準備もままならない中、必要に迫られて午前中を費やしてわかったことを書き残しておくことにする。
ミーティングの設定は管理アカウントでしかできないのは仕方ないとして、管理者がミーティングを開始してホストを勤めたり、ホストを移譲する手間を省けないか、というのが課題。
理想的には、必要な数だけのアカウントを追加契約すれば問題は簡単に解決できるが、私が関わっている弱小貧乏研究団体では、とてもそんな予算は割けない。かといって、一つしかないアカウントを複数のメンバーで共有するのも怖い。
料金を追加せずになんとかするには、以下のようにすれば可能だとわかった：
１）個別のミーティング設定で、「参加者に参加を許可する 任意の時間」をオンにしておく
２）イベントの担当者に、ホストキーを伝えておく（管理画面のプロフィールにある）
３）イベント担当者は、ミーティングに参加（勝手にスタートされる）
４）参加後、「参加者」ウィンドウを開いて、そこに表示される「ホストを要求」をクリックして、ホストキーを入力する
これで、いちいち誰かが団体所有のZoomアカウントでミーティングを開始しなくても、誰かをホストにしてミーティングを開始できるし、管理者パスワードも共有しなくて済む。
短所としては、参加者が時間前に参加しようとすると、ミーティングが開始されてしまうこと。まあ、ホストではないので、何かできるわけではないですが。
一つの工夫としては、個別のイベントではなく、管理者のアカウント設定の中に、「ホストより先に参加することを参加者に許可」という項目があり、これをオンにすると、イベントの何分前から参加可能かを指定できるようになる。５〜１５分あるいは無制限で選択可能。ここで１５分と選択すれば、それ以前にはアクセスできなくなる。ただし、これはこれで、主催者側がもっと早くスタートさせたい場合に困るかもしれない。
付記１
残る課題は、どうやってミーティングを設定するか。管理者パスワードを共有したくなければ、誰か担当者を決めて対応するしかしないか。その場合は、ミーティング設定の申し込みは、ある程度時間的な余裕を持って申請してもらう必要がある。
付記２
管理アカウントの設定項目の、ミーティングの設定に関するセクションに、”Allow Zoom Rooms to start meeting with Host Key”という項目がある。他は日本語なのに、これだけ英語のままなので、新しい項目なのか、忘れ去られたゴミなのかはわからないが、この意味がわからない。
文字通りに解釈すれば、ホストキーでミーティングを開始できるような意味だが、それはできない。オンラインのマニュアルにあるのは、ミーティング参加後にホストになることを要求する方法だけ。そもそも、ミーティングが開始されていなければ、参加者リストからホストを申請することはできない。
また、管理者アカウントでこの項目がオンになっていなくても、ホストキーによって参加後にホストになる要求をすることは可能である。この設定の存在意義がわからない。